Seminaarit kokoavat ihmisiä yhteen. Ne kokoavat yhteen ihmisryhmän, joka jakaa yhteisen kiinnostuksen kohteen, seminaarin, aiheen. Seminaarin järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua ja siihen kannattaakin panostaa, parhaan mahdollisen seminaari kokemuksen järjestämiseksi. Ennen kaikkea seminaarin järjestäminen vaatii riittävän budjetin toteuttamista varten. Seminaarin kulut kannattaakin budjetoida huolella etukäteen välttyäkseen ikäviltä yllätyksiltä. Järjestämiseen saa haettua lisärahoitusta helposti https://www.freedomrahoitus.fi/ kautta, eikä budjetin riittävyydestä tarvitse enää huolehtia. Budjetin lisäksi onnistuneen seminaarin suunnitteluun liittyy monia muitakin tekijöitä, joita tarkastelemme seuraavaksi hieman tarkemmin.
Ajankohta ja kesto
Seminaarin ajankohta, viikonpäivä ja kellonaika, voi vaikuttaa paljonkin siihen kuka pääsee osallistumaan ja kuka ei. Ennen ajankohdan lukkoon lyömistä kannattaakin miettiä tarkkaan seminaarin kohderyhmää ja heidän mahdollista elämäntilannettaan. Mikäli seminaari halutaan kohdistaa esimerkiksi tarkemmin rajatulle ihmisryhmälle, voi olla tarpeellista kartoittaa sopivia ajankohtia etukäteen kontaktoimalla kyseisen ryhmän jäseniä. Seminaarin kesto puolestaan riippuu paljon tilaisuuden aiheesta. Lyhyessä ajassa keskustelussa ei kuitenkaan ole mahdollista päästä kovinkaan syvälle ja aiheen käsittely saattaa jäädä hyvinkin pinnalliseksi. Tästä saattaa jäädä osallistujille helposti mielikuva kiireellä järjestetystä tilaisuudesta. Suosittelemmekin varaamaan tilaisuudelle mielummin hieman liikaa aikaa kuin liian vähän. Seminaarin kestoon liittyen tulee suunnitella myös tarkempi aikataulu päivän kulusta. Riittävät tauot takaavat osallistujien paremman jaksamisen ja vireystilan, mitkä vaikuttavat päivän onnistumiseen.
Sijainti ja tilat
Seminaarin sijainti on oleellinen monestakin syystä. Mitä helpompi paikalle on tulla, sitä varmempaa osallistuminen on. Paikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon mahdolliset kulkuyhteydet sekä pysäköintimahdollisuudet, niistä tulee varmasti kysymyksiä myös osallistujilta. Sijainnin lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää tilan suunnitteluun ja käyttöön. Erityisesti pidemmissä seminaareissa osallistujat arvostavat hyvin toimivaa ja miellyttävää tilaa. Tilan käyttö tulisi suunnitella niin, että kaikki osallistujat kuulevat varmasti tarvittavat puheet ja pystyvät tarvittaessa myös itse kommunikoimaan muiden kanssa. Tilan käytössä kannattaa ottaa huomioon mahdolliset tauot ja ruokailut. Erillinen taukotila tai helppo pääsy virkistäytymään ulkoilmaan on tarpeellinen, mikäli samoissa tiloissa vietetään pidemmänkin aikaa.
Seminaarin markkinointi
Seminaarin tavoitteesta ja tarkoituksesta riippuen, tulee tarvittava mainostaminen suunnitella hyvissä ajoin. Seminaarin kohderyhmä määrittää vahvasti sen, mitä kanavaa pitkin markkinointi kannattaa toteuttaa ja kuinka esimerkiksi ilmoittautumiset vastaanotetaan. Sosiaalisen median ja kotisivujen kautta tietoa saa levitettyä nopeasti eteenpäin. Esimerkiksi Helsingin yliopisto käyttää sivustollaan erillista portaalia seminaareista tiedottamiseen. Mikäli seminaarin tilat ovat rajalliset, on myös erittäin suositeltavaa pyytää osallistujilta ennakkoilmoittautumiset. Suunnittelu onnistuu sen myötä paremmin ja itse tilaisuudessa ei tule ikäviä yllätyksiä, jos paikkoja ei riitäkään kaikille.
Seminaarin järjestäminen lähtee liikkeelle huolellisesta suunnittelusta. Ennen suunnittelua seminaarilla tulee kuitenkin olla aihe. Aihe, joka määrittää myös tilaisuuden kohderyhmän. Aihe kannattaa harkita ja rajata tarkkaan omien tavoitteiden ja tarpeiden mukaisesti. Kun aihe on valittu, alkaa tilaisuuden suunnittelu. Suunnittelussa on otettava huomioon budjetti, sekä edellä läpi käymämme tekijät, ajankohta, kesto, sijainti, tilat ja markkinointi. Nämä tekijät huomioon ottamalla on mahdollista suunnitella onnistunut seminaari, jossa osallistujat varmasti viihtyvät. Seminaarit ovatkin erinomainen tapa paitsi jakaa tietoa, myös kerryttää uutta tietoa itselle. Seminaarit mahdollistavat kohtaamisia ja luovat verkostoja, joista saattaa olla apua tulevaisuudessakin.
