Yhä useammat seminaarit järjestetään nykyisin digitaalisesti verkossa. Syyt tähän ovat selkeitä. Verkkoseminaari säästää valtavasti aikaa ja resursseja verrattuna perinteisen, jossakin fyysisessä paikassa tapahtuvan seminaarin järjestämiseen. Kun järjestetään seminaari jossakin tietyssä paikassa ja tilassa, järjestäjien on käytettävä runsaasti aikaa erilaisiin käytännönjärjestelyihin, joilla ei ole mitään tekemistä itse seminaarin teeman kanssa. Siksi on luonnollisesti hyvin houkutteleva idea ohittaa kaikki tämä vaiva, ja järjestää seminaari verkossa.

Toisaalta, perinteisille seminaareillekin on paikkansa, ja jokainen tietää että niitä järjestetään edelleen, vaikka verkkoseminaarien toteuttaminen on mahdollista käytännössä kaikille. Siksi on hyvä pohtia, kumpi vaihtoehto on missäkin tapauksessa parempi. Kannattaa toki huomioida sekin, että on mahdollista striimata perinteisen seminaarin esitykset verkkoon, ja siten toteuttaa kerralla kummatkin. Mutta tällainen vaihtoehto ei ole verkkoseminaarin paras muoto.

Verkkomuotoinen seminaari valitaan joskus siksi, että muita vaihtoehtoja ei ole. Budjetti ei anna periksi järjestää isoa tapahtumaa, joka vaatii tilojen vuokrausta, catering-palvelun palkkaamista ja muita usein kalliita toimenpiteitä. Tällöin digitaalisuus on tekijä, joka lähtökohtaisesti mahdollistaa koko tapahtuman.

Joskus myös kohderyhmä saattaa olla sellainen, että sen paikalle saaminen on haasteellista. Vaikka seminaari olisi hyvinkin mielenkiintoinen, on aina iso investointi käyttää aikansa siihen, että matkustaa mahdollisesti toiseen kaupunkiin osallistuakseen johonkin tilaisuuteen. Tästä syystä verkkoseminaari saattaa olla hyvä vaihtoehto yksinkertaisesti siksi, että se on ainoa tapa saada ihmiset osallistumaan seminaariinsa.

Verkkoseminaari on hyvä vaihtoehto myös silloin, kun käsiteltävät asiat eivät vaadi kasvotusten keskustelua. Monesti tehtävänä on ainoastaan jakaa tietoa jostakin aiheesta, jolloin kokoontuminen yhtä aikaa johonnkin tiettyyn paikkaan ei ole kenenkään kannalta mielekästä. Esimerkiksi Verohallinnon sivuilla on kenen tahansa hyödynnettävissä hyödyllinen verkkoseminaari, johon voi osallistus juuri silloin kun haluaa. Näin ne, jotka tarvitsevat tietoa, voivat perehtyä seminaarin sisältöön silloin kun se heille sopii. Jos kyseinen seminaari olisi järjestetty vain kerran jossakin Verohallinon luentosalissa, voi olla, että osallistujien määrä olisi ollut huomattavasti vähäisempi.

Verkkomuotoinen seminaari on hyvä mahdollisuus myös silloin, kun osallistujamäärä on pieni ja kaikki asuvat eri puolilla maailmaa. Tällöin tulee tietysti ottaa huomioon aikaeron aiheuttamat haasteet, mutta yleensä on kuitenkin mahdollista löytää ajankohta, joka sopii kaikille.

Huonoiten verkkoseminaari sopii tilanteisiin, joissa on tarpeellista puhua hankalista aiheista, joista eri intressiryhmillä on hyvin erilaisia näkemyksiä. Tällöin on usein hyvä järjestää perinteinen seminaari. Etenkin, jos osallistujat ovat keskenään vieraita toisilleen, on suuri riski, että digitaalisesti tapahtuvassa vuorovaikutuksessa kaikki ei mene parhaalla mahdollisella tavalla, ja syntyy vääriinymmärryksiä. Mikäli tällaista asetelmaa ei ole, on verkkoseminaari usein erinomainen vaihtoehto.