Työntekijöiden henkinen hyvinvointi on suorassa yhteydessä heidän tuottavuuteensa ja yrityksen pysymiseen innovatiivisena. Miten työntekijät voidaan pitää innostuneina ja tyytyväisinä työhönsä? Tärkeäksi keinoksi motivoituneisuuden ylläpitämisessä on havaittu yhteinen tekeminen. Jos työntekijät tuntevat yhteistä innostusta alaansa, työn tekeminen yhdessä sujuu paljon helpommin.

Nykyaikainen työelämä on ollut jatkuvassa muutoksessa jo pitkän aikaa. Lisääntyvä digitaalisuus, erilaiset pakolliset tietokoneohjelmat, joihin työntekijät joutuvat perehtymään, uudet menetelmät ja systeemit henkilöstöhallinnossa jne. Usein voi tuntua siltä, että jatkuvasti tulee uusia asioita, joiden omaksuminen vie aikaa. Luontevin tapa siirtää tietoa uusista asioista ovat seminaarit ja muut yhteiset tapahtumat, joissa tietoa voidaan jakaa työyhteisön kesken kollektiivisesti hyvässä vuorovaikutuksessa.

Seminaaria suunniteltaessa kaksi asiaa korostuu: ketkä siellä ovat puhujina ja missä seminaari pidetään? Koska parhaimmat tilat ovat suosittuja, seminaarin suunnittelu kannattaa aloittaa oikean tilan löytämisestä ja varaamisesta.

Seminaaritiloja löytyy erilaisista konferenssikeskuksista sekä ihan kaupunkien keskustasta että vähän kauempaakin. Netin kautta pystyy vertailemaan erilaisten seminaaripaikkojen soveltuvuutta oman tapahtuman kannalta. Jos kyseessä on iso, useita satoja, jopa tuhat osallistujaa käsittävä seminaari, vierailu etukäteen paikassa on todennäköisesti tarpeen. Omasta autosta voi olla tässä hyötyä. Jos omaa autoa ei ole tullut aiemmin hankittua eikä siihen välttämättä olisi heti varaakaan, Autolaina saattaa auttaa. Omalla autolla pääsee katsomaan vähän syrjemmässäkin olevia konferenssitiloja, jotka usein sijaitsevat kauniilla paikalla esimerkiksi meren tai järven rannalla.

Kokouspaikan fasiliteetit kannattaa arvioida huolella. Onko seminaaritila sellainen, että se soveltuu juuri teidän porukallenne? Onko muulle yhteiselle tekemiselle tilaa? Millaiset ovat konferenssikeskuksen ravintolapalvelut? Entä iltaohjelma, mitä se voisi olla?

Seminaarin puhujat ja muut mahdolliset esiintyjät ovat tilaisuuden selkäranka. Hyvän ohjelman suunnittelu on siksi syytä aloittaa heti, kun tila on varattu. Myös suositut esiintyjät ovat usein kiireisiä, joten heitä kannattaa tiedustella samoihin aikoihin kun päivämäärä on päätetty ja tila varattu. Asiantuntemus on päätekijä, kun mietitään keitä puhujia otetaan, mutta on hyvä muistaa, että asian kevennykseksi voidaan tarvita jotakin viihdyttävää. Hyvä seminaari voi jäädä osallistujien mieleen pitkäksi aikaa. Siksi sen suunnitteluun kannattaa käyttää tarpeeksi aikaa.